Mentions légales & Politique de confidentialité (RGPD)

1. Éditeur du service

Le site et le service Prospect AI, accessibles à l'adresse https://prospect-ai.app, sont édités et exploités par :

Prospect AI est un service édité par NEXAPEX destiné à faciliter l'organisation et le suivi des démarches de candidature, de recherche d'alternance et de prospection professionnelle.

Les informations d'identification de l'éditeur sont mises à disposition conformément aux obligations applicables aux éditeurs de services de communication au public en ligne.

2. Hébergement

Le service Prospect AI est hébergé sur une infrastructure Amazon Web Services (AWS), notamment au moyen d'instances Amazon EC2.

L'identité et les coordonnées de l'hébergeur sont indiquées conformément aux obligations applicables aux services de communication au public en ligne.

3. Nom de domaine

Le service est accessible à l'adresse : prospect-ai.app

Le nom de domaine est enregistré auprès de Hostinger. Le registrar du nom de domaine est distinct du prestataire d'hébergement de l'application.

4. Responsable du traitement

Pour les traitements de données personnelles réalisés dans le cadre du service Prospect AI, le responsable du traitement est :

5. Données personnelles traitées

Dans le cadre de l'utilisation de Prospect AI, les catégories de données suivantes peuvent être traitées :

6. Finalités des traitements

Les données sont traitées afin de :

• créer et gérer le compte utilisateur ;
• permettre l'utilisation du service Prospect AI ;
• permettre l'organisation et le suivi des candidatures ;
• permettre l'organisation des démarches de prospection ;
• enregistrer et gérer les entreprises et contacts renseignés par l'utilisateur ;
• permettre l'importation et le stockage des documents ;
• assurer la sécurité du service et des comptes utilisateurs ;
• assurer le support et répondre aux demandes des utilisateurs ;
• respecter les obligations légales applicables.

Les documents importés font l'objet d'une indexation textuelle pour alimenter le contexte documentaire de l'assistant copilote (RAG) lorsque l'utilisateur sollicite une aide ou une analyse.

7. Bases légales

Selon la finalité concernée, les traitements sont fondés notamment sur :

• l'exécution du contrat, lorsque le traitement est nécessaire à la fourniture du service demandé par l'utilisateur ;
• le respect d'une obligation légale, lorsque le traitement est nécessaire au respect d'une obligation applicable à NEXAPEX ;
• l'intérêt légitime de NEXAPEX, notamment pour assurer la sécurité du service, prévenir les abus et protéger ses droits, lorsque cet intérêt ne porte pas une atteinte disproportionnée aux droits et libertés des personnes concernées ;
• le consentement, lorsqu'il constitue la base légale appropriée.

La CNIL recommande notamment d'indiquer l'identité du responsable, les finalités, la base légale, les destinataires et la durée de conservation des données.

8. Destinataires des données

Les données sont accessibles aux personnes et prestataires qui en ont besoin pour assurer le fonctionnement du service. Elles peuvent notamment être traitées par :

• NEXAPEX ;
• Amazon Web Services (AWS), dans le cadre de l'hébergement et de l'infrastructure technique du service ;
• OpenRouter et ses fournisseurs partenaires de modèles d'intelligence artificielle, agissant en tant que sous-traitants techniques pour l'exécution éphémère des requêtes de l'assistant IA sollicitées par l'utilisateur ;
• les éventuels prestataires techniques strictement nécessaires au fonctionnement du service.

Lors de l'utilisation de l'assistant IA, seuls les éléments strictement nécessaires au traitement de la demande (question posée et extraits textuels pertinents des candidatures ou documents) sont transmis au service d'inférence OpenRouter. Les garde-fous techniques configurés sur l'espace de travail (politique Zero Data Retention et exclusion stricte du data training) garantissent l'absence de rétention persistante et l'interdiction de toute réutilisation pour l'entraînement de modèles tiers.

Toute évolution significative des traitements ou l'ajout d'un nouveau destinataire pertinent fera l'objet d'une mise à jour de la présente politique.

9. Intelligence artificielle et Copilote RAG

Prospect AI intègre un assistant intelligent conversationnel doté d'un système de recherche documentaire augmentée par génération (RAG - Retrieval-Augmented Generation).

Fonctionnement du RAG :Lorsque l'utilisateur importe des documents (CV, lettres de motivation, fiches de poste au format PDF), leur contenu textuel est extrait et indexé de manière cloisonnée au sein de son espace. Lors d'une interaction avec le copilote, ces extraits ainsi que le contexte des candidatures enregistrées sont transmis sous forme de contexte strict au modèle de langage afin d'apporter des réponses ciblées et personnalisées.

Fournisseurs d'inférence et modèles :Le traitement des requêtes d'intelligence artificielle est assuré via la passerelle d'inférence sécurisée OpenRouter, permettant de solliciter des modèles de langage spécialisés et performants (notamment Cohere North Mini Code, Dots3 Note Preview ou Space Bunny Alpha).

Garde-fous de confidentialité OpenRouter (Zero Data Retention & Data Training) :La configuration de l'espace de travail et des clés d'API OpenRouter applique des restrictions de sécurité maximales :

• Zéro Rétention de Données (Zero Data Retention - ZDR) : Le routage des requêtes est restreint exclusivement aux points de terminaison (endpoints) des fournisseurs qui ne conservent pas les données des utilisateurs. Les requêtes nécessitant une conservation ou une persistance des données sont systématiquement rejetées.
• Interdiction stricte de l'entraînement (Data Training exclu) :Tous les commutateurs d'entraînement de données sont désactivés : exclusion des endpoints payants ou gratuits susceptibles d'utiliser les données pour l'entraînement de modèles, et interdiction formelle des endpoints publiant les prompts ou réponses dans des jeux de données publics.
• Traitement éphémère et volatile :Les échanges sont traités en mémoire vive uniquement le temps de générer la complétion demandée et ne font l'objet d'aucun stockage résiduel sur l'infrastructure de la passerelle d'inférence.

Aide à la décision humaine :L'assistant IA intervient exclusivement en tant qu'outil d'aide à la rédaction, à la synthèse et à l'optimisation de candidatures. Aucune prise de décision automatisée produisant des effets juridiques au sens de l'article 22 du RGPD n'est effectuée : l'utilisateur conserve la pleine responsabilité et le contrôle total de ses démarches et communications.

Cette démarche respecte le principe de transparence préconisé par la CNIL et les dispositions du Règlement Européen sur l'Intelligence Artificielle (AI Act) relatives à l'information préalable et loyale des utilisateurs.

10. Conservation des données

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.

• Les données du compte et les informations associées au compte sont conservées pendant la durée d'utilisation du service, sous réserve des obligations légales éventuellement applicables.
• Les documents importés sont conservés afin de permettre leur utilisation par l'utilisateur dans le service.
• Lorsqu'un utilisateur demande la suppression de son compte, les données concernées sont supprimées conformément aux procédures de suppression du service, sous réserve des données devant être conservées pour satisfaire à une obligation légale ou permettre la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Les données personnelles ne peuvent pas être conservées indéfiniment : la CNIL rappelle qu'une durée de conservation doit être déterminée en fonction de la finalité du traitement.

11. Suppression du compte

L'utilisateur peut demander la suppression de son compte directement depuis son espace personnel, dans l'onglet Paramètres.

La suppression entraîne la suppression des données associées au compte conformément aux procédures de suppression du service.

Un délai technique de 24 heures peut être appliqué avant la suppression définitive et irréversible des données concernées. Ce délai technique ne constitue pas un délai de rétractation.

12. Droits des personnes

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, les personnes concernées disposent, selon les conditions et limites prévues par la réglementation :

• d'un droit d'accès ;
• d'un droit de rectification ;
• d'un droit à l'effacement ;
• d'un droit à la limitation du traitement ;
• d'un droit à la portabilité lorsque celui-ci est applicable ;
• d'un droit d'opposition lorsque le traitement est fondé sur l'intérêt légitime ;
• du droit de retirer leur consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.

13. Sécurité

NEXAPEX met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à assurer la sécurité, la confidentialité et l'intégrité des données traitées.

Le service utilise notamment des mécanismes d'authentification et de gestion de session destinés à protéger les comptes utilisateurs. Les données sont hébergées sur l'infrastructure AWS décrite dans la section relative à l'hébergement.

14. Cookies et traceurs

Prospect AI utilise des cookies strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurisation du service. Ces cookies peuvent notamment être utilisés pour maintenir l'authentification de l'utilisateur et sécuriser sa session.

Aucun cookie publicitaire ou dispositif de suivi à des fins publicitaires n'est utilisé. Cette information s'applique sous réserve de l'absence d'autres traceurs effectivement présents sur le site ou introduits ultérieurement.

15. Déconnexion automatique

Pour des raisons de sécurité, une déconnexion automatique peut intervenir après 60 minutes d'inactivité continue.

16. Mise à jour de la politique

NEXAPEX peut faire évoluer la présente politique afin de tenir compte de l'évolution du service, de ses fonctionnalités, de ses traitements de données ou de la réglementation applicable.

La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page. Toute évolution substantielle des traitements de données personnelles pourra donner lieu à une mise à jour de l'information fournie aux utilisateurs.